Die ETH Alumni Vereinigung ist die offizielle Alumni-Organisation der ETH Zurich. Als gemeinnutziger Verein mit 64 Mitgliederorganisationen (MOs) weltweit fördern wir die lebenslange Verbundenheit der ETH-Alumni untereinander und mit ihrer Alma Mater. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. März 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Assistenz Geschäfts- stelle (50 %).
Stellenbeschreibung - Verantwortung fur das Tagesgeschäft der Geschäftsstelle (Post, E-Mail, Teams, Telefon)
- Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten, Verteilern und Stakeholder-Informationen
- Unterstutzung beim Management und Monitoring interner Geschäftsprozesse
- Terminfuhrung fur Delegiertenversammlung, Vorstand und weitere wiederkehrende Sitzungen
- Logistik fur Meetings & Events (Raumreservation, Catering, Technik)
- Vorbereitung und Protokollfuhrung der Delegiertenversammlungen
- Unterstutzung im Bereich Benefits und Mitgliederangebote
- Operative Aufgaben im Backend der Vereinsplattform (Benutzerverwaltung, Einstellungen,Support MOs)
- Pflege der Beziehungen zu Kooperationspartnern und internen Schnittstellen
- Bewirtschaftung der Ablage und Fuhrung des Archivs der ETH Alumni Vereinigung
Profil - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder ähnliche Ausbildungen
- Berufserfahrung in Assistenz-, Vereins- oder Verbandsadministration
- Hohe digitale Kompetenz im Umgang mit webbasierten Tools und Datenbanken
- Sehr gute Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse
- Strukturierte, zuverlässige und flexible Arbeitsweise
- Bereitschaft zur proaktiven Zusammenarbeit mit Mitgliedern und MOs
- Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft Verantwortung zu ubernehmen
- Organisationstalent, Teamgeist und Freude an Kommunikation
Wir bieten - Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen, engagierten Team
- Einblick in das Netzwerk und die Aktivitäten der ETH Alumni Community
- Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung der Prozesslandschaft
- Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsbedingungen
- Arbeitsort im Zentrum der ETH Zurich
