Office Manager:in am Institut für Maschinelles Lernen (m/w/d)

ETH Zürich • Zürich • vor 2Tg

Die Learning and Adaptive Systems Group ist Teil des Instituts für Maschinelles Lernen und gehört zum Departement Informatik an der ETH Zürich. Sie bietet ein internationales, lebendiges und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. Der Leiter der Gruppe ist gleichzeitig Vorsitzender des Lenkungsausschusses des ETH AI Centers und Akademischer Co-Direktor des Swiss Data Science Centers.

In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie den Professor und sein Team in administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen dabei eine wichtige, koordinierende Rolle mit einem vielseitigen Tätigkeitsbereich. Es erwartet Sie eine spannende Aufgabe mit viel Eigenverantwortung in einem offenen und dynamischen Umfeld. Dabei sind Sie auch im Admin-Team des Institutes eingebunden. Der Stellenantritt ist per 1. März 2026 oder nach Vereinbarung.

Stellenbeschreibung

Persönliche Assistenz: Terminplanung und -verwaltung, professionelle und umsichtige Korrespondenz, Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern, Organisation von Dienstreisen, Koordination mit der Gruppe und Organisation von effizienten Abläufen
Umfassende administrative Unterstützung: Selbstständige Verwaltung aller administrativen Aufgaben für die Gruppe, Personaladministration und Unterstützung der Gruppenmitglieder, verantwortungsvolle Finanzplanung und -management, Organisation von Mitarbeiterevents und Retreats, seltener Planung und Durchführung von Seminaren und Kolloquien
Teamarbeit im Institut: Aktive Mitarbeit im Admin-Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und für eine effektive Kommunikation innerhalb des Instituts

Profil

Sie bringen eine kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung und mindestens 3 - 5 Jahre Berufserfahrung mit und haben idealerweise bereits Erfahrungen im Hochschulumfeld gesammelt
Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick. Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität unterstützen Sie dabei, die täglichen Aufgaben effizient zu meistern
Teamarbeit bereitet Ihnen Freude. Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei
Sie sind engagiert, selbstständig, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv
Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse - die Kommunikation im Institut erfolgt überwiegend auf Englisch

Wir bieten

Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
Sie sind sowohl in Ihrer Arbeitsgruppe (Professor, Postdoktorierende, Doktorierende) als auch in dem Admin Team innerhalb des Institutes und des Departements integriert. Dort wird ein regelmässiger Austausch untereinander gepflegt und es herrscht eine unterstützende und offene Atmosphäre
Nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten können Sie die Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen. Familien und besondere Randbedingungen finden Berücksichtigung
Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten
Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ , Kinderbetreuung etc.,
Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA

> Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert - wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

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