Das Institut für Theoretische Informatik gehört zum Departement Informatik (D-INFK) der ETH Zürich, einem der renommiertesten Informatik-Departemente weltweit. Zur Verstärkung unserer Forschungsgruppen suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine:n versierte:n Office Manager:in.
In dieser Funktion entlasten Sie Professuren sowie deren Mitarbeitende in sämtlichen administrativen Angelegenheiten. Darüber hinaus wirken Sie aktiv an der Organisation der Lehre mit - insbesondere bei der Koordination unserer Vorlesungen mit einer grossen Zahl von Studierenden.
Die Position ist unbefristet und wir streben eine langfristige Zusammenarbeit an.
StellenbeschreibungZu Ihren Aufgaben gehören die folgenden Bereiche:
- Finanzen & Projekte: Budgetplanung, -führung und Abrechnung von Basis- und Projektfinanzierungen (Drittmittelfinanzierungen). Betreuung von Spesen, Kreditkarten sowie Kreditoren- und Debitorenwesen
- Personalwesen & Support: Ein- und Austritte der Mitarbeitenden der Forschungsgruppen, Beratung der Professuren und Teams in administrativen Fragen, Gästemanagement
- Lehre & Prüfungen: Organisation des Übungs- und Prüfungsbetriebs (z.B. Raumplanung, Material, Anstellungen von Hilfsassistierenden, Nachteilsausgleiche)
- Organisation & Events: Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Planung von Workshops und Konferenzen, Büro- und Verwaltungsaufgaben wie Beschaffungen, Urlaubsverwaltung, Einrichtungen
Profil - Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
- Sie sind eine selbständige und dienstleistungsorientierte Person und haben eine präzise und zuverlässige Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Gespür für Menschen und Zahlen.
- Sie verfügen über fundierte Kenntnisse der MS-Office-Programme; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
- Sie haben sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Sie haben Freude an der Arbeit in einem internationalen, dynamischen und wissenschaftsorientierten Umfeld.
Wir bieten - Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt!
- Durch das grosse Spektrum an Aufgaben ist die Tätigkeit sehr abwechslungsreich und Sie arbeiten in einem gut aufgestellten und freundlichen Team.
- Wir bieten flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit für Teilzeitarbeit.
- Ihr Arbeitsort ist der Andreasturm direkt am Bahnhof Oerlikon in Zürich.
- Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen , wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ , Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen .
> Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich
Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert - wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.
